Với mục tiêu hoàn thành chỉ tiêu số hoá 100% hồ sơ, tài liệu lưu trữ trước thời gian quy định, từ đầu năm 2024 đến nay, Công an tỉnh Thanh Hóa đã chủ động triển khai quyết liệt, đồng bộ các biện pháp công tác, từ việc tổ chức rà soát, chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu theo đúng quy trình, quy định, đến việc tăng cường lực lượng, huy động tối đa phương tiện, máy móc phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.
Qua rà soát khối lượng hồ sơ tài liệu, hiện nay đang lưu trữ theo phương thức truyền thống rất lớn, với gần 40 triệu trang tài liệu. Trong đó, có nhiều hồ sơ được hình thành cách đây tới 60, 70 năm trên chất liệu giấy nhiều kích cỡ, nay đã nhòe, rách, bay mực, bụi bặm và ẩm mốc, vv… Vì vậy, việc số hóa, chỉnh lý loại hồ sơ, tài liệu này tốn rất nhiều thời gian, công sức.
Để thực hiện được khối lượng công việc “đồ sộ” đó, từ đầu năm 2024 đến nay, Công an tỉnh đã tăng cường lực lượng, trang bị thêm phương tiện, máy móc phục vụ công tác số hóa. Tổ chức tập huấn công tác số hóa hồ sơ, tài liệu của Công an các đơn vị, địa phương giúp cán bộ, chiến sĩ nắm chắc các kiến thức, kỹ năng thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu.
Đồng thời bố trí nhân lực chủ động rà soát, đánh giá tình trạng hồ sơ tài liệu và tiến hành quét văn bản giấy (scanning) để chuyển đổi thành văn bản điện tử; xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu quan trọng cần lưu trữ để số hóa hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của Bộ Công an... đưa công tác hồ sơ từ quản lý đơn thuần, thủ công đến lưu trữ điện tử hóa hồ sơ trên môi trường điện tử; dịch chuyển sang quản lý, khai thác trên các hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử, góp phần cải cách thủ tục hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn.
Giám đốc Công an tỉnh đã mở đợt cao điểm 60 ngày đêm tăng tốc, về đích thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu trong toàn lực lượng Công an Thanh Hóa. Công an tỉnh đã huy động hơn 100 cán bộ, chiến sĩ các Phòng thuộc Công an tỉnh, cán bộ chuyển vùng, học viên tôt nghiệp các trường CAND; trưng dụng trang thiết bị (máy scan, máy ảnh…) ra quân thực hiện cao điểm 60 ngày đêm số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ kể từ ngày 23/10 đến 31/12/2024.
Với nguồn nhân lực và cơ sở vật chất hiện tại, công tác số hóa hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ đã gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai. Tuy nhiên với tinh thần quyết tâm, nỗ lực khắc phục khó khăn cán bộ, chiến sĩ được huy động thực hiện đã chia ca, kíp, thực hiện liên tục, xuyên ngày, xuyên đêm, kể cả thứ Bảy, Chủ nhật… không để tồn đọng hồ sơ. Tất cả đều hướng về một tiêu là đẩy nhanh tiến độ, nỗ lực hoàn thành mục tiêu số hóa, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu theo đúng tiến độ đề ra.
Với tinh thần trách nhiệm và quyết tâm cao, sau 60 ngày đêm ra quân, toàn tỉnh đã thực hiện quét lưu file số hoá đối với gần 300 nghìn tập tài liệu, tương đương gần 33 triệu trang tài liệu, đạt tỷ lệ 100%, hoàn thành sớm hơn 13 tháng so với chỉ tiêu năm 2024 và 1/2 thời gian so với mục tiêu của Kế hoạch cao điểm và là đơn vị Công an địa phương về đích sớm nhất theo Kế hoạch số hóa hồ sơ của Bộ Công an.
Kết quả này đã góp phần vào công cuộc đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ chuyển đổi số, kết nối, chia sẻ dữ liệu nghiệp vụ, chuyển đổi trạng thái thực hiện các mặt công tác từ truyền thống sang hiện đại của lực lượng CAND.
Khánh An
