Chủ động sáng tạo, số hóa quy trình đặt hàng
Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn trong công tác quản lý đơn hàng, chị Nguyễn Thị Hồng Nguyệt đã nghiên cứu, phát triển Cổng thông tin nhà cung cấp (Supplier Portal), nhằm số hóa quy trình trao đổi thông tin giữa PINACO, nhà cung cấp và các xí nghiệp.
Trước khi triển khai sáng kiến, khi phát sinh đơn đặt hàng trên hệ thống SAP, Phòng Vật tư Vận tải phải trích xuất dữ liệu, chuyển sang biểu mẫu Excel, trình ký, chuyển thành tệp PDF rồi gửi email cho nhà cung cấp. Việc xác nhận đơn hàng, thời gian, địa điểm, số lượng và cập nhật tình trạng giao hàng chủ yếu được thực hiện thủ công qua email, Zalo hoặc điện thoại. Quy trình này mất nhiều thời gian, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ bỏ sót hoặc sai lệch thông tin.
Mặt khác, các xí nghiệp cần nắm bắt kịp thời kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp để chủ động bố trí kho bãi và xây dựng kế hoạch sản xuất. Tuy nhiên, việc tiếp cận thông tin còn phụ thuộc vào quá trình trao đổi giữa các bộ phận, ảnh hưởng đến hiệu quả phối hợp công việc.
Từ những bất cập đó, chị Nguyệt đã phát triển Supplier Portal, tạo kênh kết nối trực tiếp giữa PINACO và các nhà cung cấp. Hệ thống tự động cập nhật thông tin nhà cung cấp từ SAP, khởi tạo tài khoản truy cập và gửi thông báo qua email khi phát sinh đơn đặt hàng. Thông qua cổng thông tin, nhà cung cấp có thể xác nhận đơn hàng, phản hồi thời gian giao hàng theo từng đơn hoặc từng mặt hàng, đồng thời cập nhật trạng thái giao hàng để PINACO theo dõi tiến độ.
Bên cạnh đó, chị phát triển báo cáo YPO_NCC – Báo cáo nhà cung cấp xác nhận đơn mua hàng trên SAP. Báo cáo tích hợp dữ liệu từ SAP và Supplier Portal, giúp các bộ phận nghiệp vụ, kho và các xí nghiệp tra cứu thông tin xác nhận đơn hàng ngay trên hệ thống quen thuộc, không cần sử dụng thêm một nền tảng riêng.
Điểm nổi bật của sáng kiến là hệ thống được phát triển dựa trên năng lực công nghệ nội bộ, giúp PINACO chủ động điều chỉnh, bổ sung tính năng theo nhu cầu thực tế, hạn chế phụ thuộc vào đơn vị triển khai bên ngoài. Việc số hóa quy trình đặt hàng và theo dõi giao hàng góp phần giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót, nâng cao tính kịp thời và hiệu quả phối hợp giữa các bên.
Hiệu quả kinh tế, khẳng định giá trị sáng tạo
Sáng kiến Supplier Portal mang lại hiệu quả thiết thực cả về kỹ thuật và kinh tế. Việc chủ động phát triển hệ thống giúp PINACO làm chủ công nghệ, tiết kiệm thời gian xử lý nghiệp vụ, nâng cao khả năng theo dõi tiến độ đơn hàng và tăng tính minh bạch trong trao đổi thông tin với nhà cung cấp.
Theo tính toán, sáng kiến mang lại giá trị làm lợi ước tính khoảng 545,6 triệu đồng trong năm đầu tiên và tiếp tục tiết kiệm khoảng 133,35 triệu đồng mỗi năm từ năm thứ hai trở đi. Việc được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam tặng Bằng Lao động sáng tạo năm 2025 là sự ghi nhận đối với tinh thần chủ động nghiên cứu, ứng dụng công nghệ và nỗ lực cải tiến quy trình làm việc của chị Nguyễn Thị Hồng Nguyệt.
Từ thực tiễn công việc, sáng kiến của chị Nguyệt cho thấy việc nhận diện những bất cập trong quy trình, chủ động tìm kiếm giải pháp và ứng dụng công nghệ phù hợp có thể tạo ra hiệu quả cụ thể cho doanh nghiệp. Đây cũng là đóng góp thiết thực của người lao động PINACO trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nguyễn Sơn
