Văn phòng UBND tỉnh Đồng Tháp vừa ban hành Kế hoạch số 11402/KH-VPUBND về triển khai phòng họp không giấy theo hướng phòng họp thông minh trong năm 2026.
Kế hoạch hướng đến thay đổi phương thức tổ chức hội họp tại cơ quan hành chính, từng bước chuyển tài liệu giấy sang dữ liệu điện tử, đồng thời quản lý tập trung chương trình, thành phần tham dự và toàn bộ thông tin liên quan.
Không chỉ giảm giấy tờ, mô hình mới còn được kỳ vọng tạo ra một quy trình điều hành xuyên suốt. Từ lúc xếp lịch, gửi thư mời, cung cấp tài liệu đến khi ban hành kết luận và theo dõi nhiệm vụ sau cuộc họp đều có thể được thực hiện trên cùng một hệ thống.
Theo kế hoạch, hệ thống sẽ hỗ trợ quản lý lịch và chương trình họp; danh sách đại biểu; quyền truy cập; tài liệu điện tử cũng như các nội dung phát sinh trong quá trình tổ chức. Tùy yêu cầu thực tế, các cuộc họp có thể được tổ chức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp hai hình thức. Đại biểu được tiếp cận tài liệu đầy đủ, kịp thời trên thiết bị điện tử, qua đó giảm thời gian sao in, phát hành và cập nhật văn bản khi có điều chỉnh.
Một trong những nội dung được Đồng Tháp đưa vào nghiên cứu là khả năng ghi nhận âm thanh, chuyển giọng nói thành văn bản và hỗ trợ lập biên bản cuộc họp. Tuy nhiên, các tính năng này chỉ được khai thác chính thức sau khi đánh giá mức độ chính xác, khả năng chỉnh sửa và yêu cầu bảo mật thông tin.
Phòng họp thông minh cũng được thiết kế để hỗ trợ giao nhiệm vụ, ghi nhận kết luận và theo dõi tiến độ thực hiện sau cuộc họp. Đây là bước tiến xa hơn so với việc chỉ thay tài liệu giấy bằng tập tin điện tử, bởi kết quả chỉ đạo có thể được theo dõi đến từng đầu việc và quá trình xử lý.
Cùng với phần mềm, Văn phòng UBND tỉnh sẽ rà soát hạ tầng mạng nội bộ, đường truyền Internet, mạng không dây và các thiết bị đang sử dụng tại phòng họp. Trường hợp cần thiết, thiết bị đầu cuối và phương tiện kỹ thuật sẽ được bổ sung theo nhu cầu thực tế.
Dữ liệu của hệ thống phải được quản lý chặt chẽ, có phương án sao lưu, phục hồi và mở rộng. Việc phân quyền người dùng, kiểm soát truy cập, ghi nhật ký và giám sát hoạt động cũng được đặt ra nhằm bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng.
Việc triển khai được chia thành bốn giai đoạn. Giai đoạn đầu tập trung khảo sát hiện trạng, rà soát quy trình tổ chức hội họp, thu thập yêu cầu nghiệp vụ và thống nhất phương án kỹ thuật với đơn vị cung cấp hệ thống.
Sau khảo sát, hệ thống sẽ được cài đặt, cấu hình và hoàn thiện trong tháng 10. Danh mục người dùng, đơn vị, nhóm quyền cùng các chức năng quản lý cuộc họp sẽ được thiết lập phù hợp với nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận.
Trong tháng 11, Văn phòng UBND tỉnh dự kiến lựa chọn một số cuộc họp phù hợp để vận hành thử. Phần mềm, hạ tầng và thiết bị sẽ được kiểm tra trong điều kiện sử dụng thực tế; những phản hồi của cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị phục vụ cuộc họp sẽ là cơ sở để tiếp tục điều chỉnh.
Song song đó, tài liệu hướng dẫn sẽ được xây dựng cho từng nhóm người dùng. Các cán bộ liên quan được tập huấn cách khai thác hệ thống, xử lý tình huống và phản ánh khó khăn trong quá trình sử dụng.
Sau thời gian vận hành thử, Văn phòng UBND tỉnh sẽ đánh giá tổng thể, hoàn thiện phần mềm và quy trình quản lý trước khi đưa phòng họp không giấy vào hoạt động chính thức.
Trung tâm Tin học và Công báo được giao làm đầu mối triển khai, theo dõi tiến độ, bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và an toàn thông tin. Phòng Hành chính - Tổ chức cùng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm cung cấp yêu cầu nghiệp vụ, cử nhân sự tham gia khảo sát, tập huấn và vận hành thử.
L.T
