Đặt mục tiêu cụ thể về chỉnh lý, số hóa tài liệu
Ngày 20/10/2026, UBND tỉnh Quảng Trị ban hành Kế hoạch số 5167/KH-UBND về triển khai Chiến dịch “100 ngày đêm cao điểm chuẩn hóa, số hóa tài liệu tồn đọng” trên địa bàn tỉnh. Chiến dịch tập trung xử lý khối lượng tài liệu chưa được chỉnh lý, đồng thời đẩy mạnh số hóa, bảo đảm an toàn và nâng cao khả năng khai thác tài liệu lưu trữ.
Theo kế hoạch, 100% cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh phải xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện chiến dịch. Các đơn vị có trách nhiệm rà soát, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu theo đúng quy trình, bảo đảm hoàn thành các chỉ tiêu được giao.
Đối với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, chiến dịch đặt mục tiêu hoàn thành chỉnh lý sơ bộ 100% khối lượng tài liệu tồn đọng, chỉnh lý hoàn chỉnh tối thiểu 50% và số hóa ít nhất 10% số tài liệu đủ điều kiện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
Ở cấp xã, các chỉ tiêu tương ứng là hoàn thành chỉnh lý sơ bộ toàn bộ tài liệu tồn đọng, chỉnh lý hoàn chỉnh tối thiểu 20% khối lượng tài liệu và số hóa ít nhất 10% tài liệu đủ điều kiện.
Đối với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhiệm vụ trọng tâm là sắp xếp, chỉnh lý tối thiểu 30% khối lượng tài liệu của cấp huyện trước đây đang được bảo quản. Trong quá trình thực hiện, đơn vị ưu tiên lựa chọn những tài liệu có giá trị, được sử dụng thường xuyên để phục vụ công tác số hóa, đáp ứng nhu cầu tra cứu và khai thác thông tin.
Một trong những mục tiêu quan trọng của chiến dịch là số hóa 100% tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao, phục vụ trực tiếp công tác quản lý, điều hành. Trong đó, tập lưu văn bản đi từ năm 2020 trở về trước được xác định là nhóm tài liệu ưu tiên.
Đối với tài liệu điện tử, tỉnh yêu cầu thu thập, cập nhật và trích xuất 100% văn bản, tài liệu giai đoạn 2020-2026 trên các hệ thống quản lý văn bản và điều hành cũ để bàn giao, thu nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh. Đây là nhiệm vụ cần thiết nhằm bảo đảm dữ liệu được quản lý thống nhất, hạn chế nguy cơ thất lạc thông tin khi các hệ thống công nghệ thông tin được thay thế hoặc nâng cấp.
Bảo đảm an toàn tài liệu, tránh lãng phí nguồn lực
Để chiến dịch đạt hiệu quả, UBND tỉnh Quảng Trị yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, chủ động huy động nhân lực và các nguồn lực cần thiết để triển khai thực hiện. Công tác rà soát, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và số hóa tài liệu phải tuân thủ đúng quy trình, bảo đảm chất lượng và tiến độ.
Cùng với việc đẩy nhanh khối lượng công việc, các đơn vị phải chú trọng bảo quản an toàn tài liệu gốc, bảo đảm tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của tài liệu trong suốt quá trình xử lý. Việc số hóa cần được thực hiện có trọng tâm, tránh trùng lặp, lãng phí ngân sách; đồng thời bảo đảm dữ liệu sau số hóa có thể phục vụ hiệu quả công tác quản lý, tra cứu và khai thác.
Kế hoạch cũng đặt ra yêu cầu kiểm tra, chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các hệ thống. Các cơ quan, đơn vị phải xây dựng phương án kiểm tra, sao lưu và dự phòng dữ liệu, tăng cường các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng.
Thông qua chiến dịch 100 ngày đêm, Quảng Trị hướng tới khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, nâng cao chất lượng công tác lưu trữ và tạo nền tảng dữ liệu phục vụ chuyển đổi số.
Việc chuẩn hóa, số hóa tài liệu không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tra cứu, khai thác thông tin, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Lê Đình
