Theo đó, về đồng bộ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của thành phố với hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, UBND TP. Hồ Chí Minh giao Sở Tư pháp phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức, hướng dẫn UBND quận, huyện, TP Thủ Đức và UBND phường, xã, thị trấn chuyển dữ liệu số hóa sổ hộ tịch của TP. Hồ Chí Minh vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, hoàn thành trước ngày 10/06/2022.
Về tổ chức thí điểm kết nối, vận hành, khai thác dữ liệu số hóa sổ hộ tịch tại Kho dữ liệu dùng chung của thành phố thông qua hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp (đã được đồng bộ dữ liệu).
Quy trình thực hiện như sau: Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, UBND phường, xã, thị trấn tiếp nhận yêu cầu cấp bản sao trích lục kết hôn, bản sao Giấy khai sinh, bản sao trích lục khai tử và bản sao trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con từ dữ liệu số hóa sổ hộ tịch tại Kho dữ liệu dùng chung TP của cá nhân, không phụ thuộc vào nơi đã đăng ký, nơi lưu trữ sổ hộ tịch và nơi cư trú của người yêu cầu.
UBND quận, huyện, TP Thủ Đức xây dựng quy trình nội bộ trong việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận, huyện, TP Thủ Đức theo hướng giảm các loại giấy tờ hộ tịch phải nộp (khai sinh, khai tử, kết hôn) trong trường hợp có thông tin trong Kho dữ liệu dùng chung của TP; ưu tiên triển khai trước các thủ tục trong lĩnh vực hộ tịch.
Về quản lý, cập nhật đối với dữ liệu số hóa sổ hộ tịch, UBND TP Sở Thông tin và Truyền thông quản lý Kho dữ liệu dùng chung thành phố thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh mạng, an toàn hệ thống thông tin, sao lưu dự phòng, đảm bảo vận hành đối với dữ liệu số hóa sổ hộ tịch được đồng bộ với hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sở Tư pháp quản lý tài khoản, cấp, thu hồi, thay đổi tài khoản người dùng là công chức làm công tác hộ tịch tại các Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch tại UBND phường, xã, thị trấn theo đề nghị của Phòng Tư pháp.
Sở Tư pháp, công chức làm công tác hộ tịch tại các Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch tại UBND phường, xã, thị trấn sử dụng tài khoản truy cập vào dữ liệu hộ tịch điện tử để cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác minh việc đăng ký hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch đối với các trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn thành phố hoặc người có yêu cầu đang cư trú trên địa bàn thành phố; tiếp nhận giải quyết các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch; thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn theo quy định pháp luật.
Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch phường, xã, thị trấn thực hiện việc cập nhật dữ liệu hộ tịch khi có sự biến động thông tin hộ tịch của cá nhân.
Cơ quan, tổ chức có yêu cầu cung cấp thông tin hộ tịch từ dữ liệu hộ tịch điện tử để phục vụ quản lý nhà nước gửi yêu cầu đến Sở Tư pháp, UBND quận, huyện, TP Thủ Đức, UBND phường, xã, thị trấn.
Nguyễn Tùng
