Doanh thu vượt 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn ra sao?
Từ tháng 7/2026, nhiều chính sách thuế mới chính thức có hiệu lực. Trong đó có Luật Quản lý thuế năm 2025 và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành, gồm: Nghị định số 252/2026 về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Nghị định số 253/2026 về quản lý thuế đối với hoạt động thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số; Nghị định số 254/2026 quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử cùng các văn bản hướng dẫn liên quan.
Các quy định mới tác động trực tiếp đến hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cũng như các tổ chức, cá nhân hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử.
Tại hội thảo "Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới - Thuế và hóa đơn điện tử trong thương mại điện tử và bán hàng đa kênh" diễn ra chiều 20/7, nhiều hộ kinh doanh đã nêu các vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế khi kinh doanh trên nhiều kênh.
Một hộ kinh doanh sách ngoại văn tại Hà Nội cho biết đang bán hàng trực tiếp đồng thời trên các sàn thương mại điện tử như Shopee và TikTok. Hộ kinh doanh này băn khoăn về cách xử lý hóa đơn đối với các đơn hàng bị hủy, hoàn trả, đồng thời đặt câu hỏi liệu có phải chuyển ngay phương pháp tính thuế khi doanh thu trong năm vượt ngưỡng quy định hay không.
Bên cạnh đó, nhiều hộ kinh doanh cũng thắc mắc, trong trường hợp sàn thương mại điện tử đã khấu trừ và nộp thuế thay thì có còn phải lập hóa đơn hay không. Một số hộ có doanh thu 6 tháng đầu năm vượt 1 tỷ đồng cũng lo ngại việc tiếp tục xuất hóa đơn và kê khai doanh thu sẽ dẫn đến tính trùng nghĩa vụ thuế.
Giải đáp những nội dung trên, ông Đặng Văn Thành, Phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thương mại điện tử, cho biết theo quy định, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đối với việc lập hóa đơn, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong hai phương án.
Thứ nhất, hộ kinh doanh tự lập hóa đơn. Theo Nghị định 254/2026, sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin về người mua, người bán và giao dịch để hộ kinh doanh lập hóa đơn đúng thời điểm.
Thứ hai, hộ kinh doanh có thể ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn thay. Trường hợp sàn đã lập hóa đơn thì hộ kinh doanh không phải lập thêm hóa đơn cho cùng giao dịch.
Liên quan đến hàng hóa bị đổi, trả sau khi đã xuất hóa đơn điện tử, bà Nguyễn Thị Cúc, Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), cho biết khi khách hàng đổi hoặc trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, hộ kinh doanh chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định. Trường hợp hai bên có thỏa thuận người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng thì người mua sẽ xuất hóa đơn trả hàng và hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh thuế trên cơ sở hóa đơn này.
Giải đáp băn khoăn về việc doanh thu thực tế trong năm vượt ngưỡng làm thay đổi điều kiện áp dụng phương pháp tính thuế, ông Vũ Hồng Long, Phó Trưởng Thuế TP Hà Nội, cho biết phương pháp tính thuế của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định theo doanh thu thực tế và được áp dụng ổn định trong suốt năm tài chính. Việc chuyển sang phương pháp tính thuế mới chỉ thực hiện từ năm tiếp theo khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Theo ông Long, quy định này nhằm bảo đảm tính ổn định trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác quản lý. Cơ quan thuế cũng khuyến nghị các hộ kinh doanh dự kiến vượt ngưỡng doanh thu chủ động chuẩn hóa sổ sách, hóa đơn, chứng từ và hồ sơ chi phí để sẵn sàng áp dụng phương pháp tính thuế mới từ năm sau.
Hộ kinh doanh ăn uống cần chuẩn bị chứng từ gì?
Đối với câu hỏi của hộ kinh doanh ăn uống về việc mua nguyên liệu từ hộ sản xuất, chợ đầu mối hoặc các nguồn không có hóa đơn điện tử, ông Vũ Hồng Long cho biết khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ phải đáp ứng đồng thời ba điều kiện: phát sinh thực tế; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ; và thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
Trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ người sản xuất, nông dân, ngư dân hoặc người bán không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn để làm căn cứ chứng minh chi phí được trừ. Bảng kê cần thể hiện đầy đủ thông tin định danh của người bán, thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và giá trị giao dịch.
Ngoài bảng kê, hộ kinh doanh cần lưu giữ các tài liệu chứng minh giao dịch thực tế như đơn đặt hàng, giấy xác nhận mua bán, phiếu giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu cân hoặc chứng từ thanh toán để phục vụ việc hạch toán chi phí.
Đối với hộ kinh doanh ăn uống có chuỗi nhà hàng với nhiều điểm bán và nhiều nguồn nhập nguyên liệu, bà Nguyễn Thị Cúc cho rằng cần tổ chức, lưu trữ hồ sơ theo từng khâu để vừa phục vụ công tác quản trị, vừa đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Theo bà Cúc, hộ kinh doanh cần quản lý riêng nguồn hàng của từng cửa hàng, lưu đầy đủ phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu điều chuyển hàng hóa và thực hiện hạch toán thống nhất giữa cơ sở chính với các điểm bán nhằm bảo đảm tính minh bạch trong quản lý cũng như thuận lợi khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Theo cơ quan thuế, doanh thu của hộ, cá nhân kinh doanh được xác định trên cơ sở tổng doanh thu phát sinh từ tất cả các kênh bán hàng, bao gồm bán trực tiếp, bán qua các nền tảng thương mại điện tử, thanh toán qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử và tiền mặt.
Cơ quan thuế khuyến nghị hộ kinh doanh nên mở tài khoản riêng phục vụ hoạt động kinh doanh, đồng thời theo dõi đầy đủ các khoản thu bằng tiền mặt để thuận tiện cho việc đối chiếu, giải trình khi cần thiết. Đối với các khoản thu tiền mặt, hộ kinh doanh cũng nên mở sổ theo dõi riêng nhằm hạn chế tình trạng bỏ sót doanh thu.
Phương Di (t/h)
