Số hóa tài liệu lưu trữ: Tạo thuận lợi trong chia sẻ thông tin Ngành BHXH

Nâng cao chất lượng phục vụ

Theo bà Nguyễn Thị Ngọc - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, từ năm 2016, Trung tâm đã xây dựng và triển khai thực hiện Dự án “Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH”. Theo đó, toàn bộ hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng lưu trữ tại Trung tâm đã được số hóa để lưu trữ song song với hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.

Đến nay, đã có 4.915.714 hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng (tương đương 3.070 mét giá tài liệu) được số hóa để lưu trữ gần 25 triệu trang tài liệu điện tử. Dữ liệu điện tử được lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành và được chia sẻ để 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và hơn 700 BHXH quận, huyện có thể trực tiếp khai thác và sử dụng hồ sơ hưởng BHXH phục vụ giải quyết thủ tục hành chính và giải quyết các chế độ, chính sách cho người dân và người lao động.

Từ tháng 9/2020, Trung tâm Lưu trữ đã dừng việc tiếp nhận hồ sơ giấy từ BHXH các tỉnh, thành phố nộp lưu. Hồ sơ điện tử phải cập nhật lên Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử của Ngành đúng, đủ thành phần theo quy định. Đối với những hồ sơ không đúng, đủ thành phần theo quy định, Trung tâm Lưu trữ tiếp tục nhận hồ sơ giấy để thực hiện số hóa và cập nhật kịp thời lên Hệ thống.

Cũng theo bà Ngọc, thực tế triển khai cho thấy, việc ứng dụng CNTT trong số hóa hồ sơ hưởng BHXH đã giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được nhanh chóng, hiệu quả, từ đó giúp rút ngắn được thời gian giải quyết các chế độ, chính sách BHXH cho người thụ hưởng. Điều này góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong mọi quy trình nghiệp vụ của Ngành nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.

“Việc số hóa để xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử đảm bảo tính tin cậy của thông tin sau số hóa, tính toàn vẹn và độ an toàn cao cho hồ sơ, đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu. Nhờ vậy, giảm thiểu được sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, tra cứu. Bên cạnh đó, số hóa dữ liệu sẽ giúp Ngành thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”- bà Ngọc nhấn mạnh.

Phấn đấu hoàn thành trước thời hạn

Tháng 4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Theo đó, mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu xây dựng, thực hiện lưu trữ điện tử tại các cơ quan nhà nước phải bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử; tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai khác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng...

Để hoàn thành mục tiêu này, Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) đã đề xuất xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg và Kế hoạch số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành BHXH Việt Nam. Theo đó, việc tổ chức số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành BHXH Việt Nam được đề xuất triển khai theo 2 giai đoạn. Cụ thể: Giai đoạn 1- thí điểm số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) để rút kinh nghiệm, chậm nhất đến 31/12/2022 phải hoàn thành; trong quá trình triển khai sẽ xây dựng, nâng cấp phần mềm số hóa, quy trình số hóa và hoàn thiện hệ thống công cụ quản lý tài liệu lưu trữ.

Trên cơ sở đó, BHXH Việt Nam sẽ ban hành các danh mục hồ sơ, tài liệu thực hiện số hóa tại BHXH các địa phương; đồng thời BHXH các địa phương căn cứ vào đó để lựa chọn tài liệu cần số hóa và tổ chức xây dựng, triển khai kế hoạch số hóa ở các quy trình nghiệp vụ khác nhau. Ở giai đoạn 2, việc triển khai số hóa hồ sơ, tài liệu tại BHXH các tỉnh, huyện sẽ hoàn thành chậm nhất vào 31/12/2024.

Theo yêu cầu của Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”, việc nâng cấp, hoàn thiện hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử ngành BHXH Việt Nam phải đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông, chia sẻ thông tin với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các phần mềm nghiệp vụ khác, nhằm phục vụ cho công tác thống kê, tra cứu, phân tích dữ liệu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp; trích xuất nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử phù hợp với mô hình Chính phủ điện tử. Về tiến độ, việc này sẽ được hoàn thành trước ngày 31/12/2025.

Mới đây, tại cuộc họp lấy ý kiến các đơn vị về việc lưu trữ điện tử và số hóa hồ sơ, tài liệu của Ngành, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Thế Mạnh đã yêu cầu Trung tâm Lưu trữ phối hợp chặt chẽ với Trung tâm CNTT xây dựng phần mềm tích hợp để thống nhất quy trình lưu trữ chung cho toàn Ngành, trên cơ sở đó cụ thể hóa các quy trình lưu trữ riêng của từng đơn vị thực hiện nghiệp vụ.

Tổng Giám đốc cũng yêu cầu các đơn vị liên quan, BHXH các tỉnh, thành phố rút kinh nghiệm từ thực tế tại địa phương, đơn vị để đóng góp ý kiến cho việc xây dựng các danh mục tài liệu cần số hóa, phân loại các loại hồ sơ tài liệu của toàn Ngành. Theo đó, việc lấy ý kiến đóng góp, tham mưu cần phải thực hiện ngay; các quy trình liên quan đến việc lưu trữ điện tử và số hóa hồ sơ, tài liệu của Ngành phải được đẩy nhanh tiến độ và phải hoàn thành trước thời hạn theo Đề án của Chính phủ.

 Thanh Huyền