Quản lý thủ công tốn thời gian, nhiều rủi ro, giảm hiệu suất
Quá trình thu thập, quản lý hóa đơn đầu vào thủ công mất rất nhiều thời gian và gặp nhiều rủi ro. Để thu thập hóa đơn đầu vào, các kế toán phảimất thời gian tìm kiếm, mở từng email phát hành hóa đơn để lấy thông tin, đồng thời kiểm tra giá trị, tính phát lý của hóa đơn.
Sau đó, tải file hóa đơn gốc từ email hoặc hệ thống tra cứu của đối tác để lưu trữ vào folder trên máy tính. Thêm vào đó, kế toán còn phải mất thời gian để mở từng file hóa đơn xem nội dung và nhập liệu vào phần mềm kế toán. Các thao tác thủ công trên đôi khi xảy ra nhầm lẫn, sai sót khi nhập liệu dẫn đến sai dữ liệu sau này.
Mặt khác, với doanh nghiệp hàng ngày nhập hàng với số lượng lớn từ nhiều nhà cung cấp, nhiều kênh khác nhau thì việc quản lý hóa đơn đầu vào thủ công sẽ tốn nhiều thời gian và công sức. Hơn nữa còn gặp nhiều rủi ro vì có thể bị thất lạc hóa đơn trong quá trình lưu trữ, khó tìm kiếm, chưa kể còn khó phát hiện hóa đơn giả.
Thấu hiểu những khó khăn này của các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, Tập đoàn VNPT – một trong những nhà cung cấp hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam, đã phát triển giải pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào VNPT Invoice Inbot cực kỳ hiệu quả.
Quản lý tự động, hiệu quả cao
Khi sử dụng VNPT Invoice - Inbot, tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể hạn chế tối đa sai sót, rủi ro về thuế cũng như tăng đáng kể hiệu suất. VNPT Invoice - Inbot đáp ứng đầy đủ các quy định của Tổng Cục thuế trong việc quản lý hóa đơn đầu vào.
Nhờ tích hợp hệ thống tự động đọc, xử lý thu thập hóa đơn, VNPT - Invoice Inbot sẽ đồng bộ hóa đơn từ email, portal của nhà cung cấp và đặc biệt là từ dữ liệu của cơ quan thuế…, tự động nhập hóa đơn nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 80% thời gian so với phương thức thủ công trước đây.
Nếu như trước đây việc đối chiếu, xác thực hóa đơn được thực hiện thủ công bằng mắt thường thì nay với công nghệ OCR, VNPT Invoice - Inbot giúp tự động xác thực, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phát hiện ngay hóa đơn giả, hóa đơn không có đầy đủ tính pháp lý và loại bỏ hóa đơn trùng.
Tất cả hóa đơn hợp lệ sẽ được lưu trữ trên đám mây của trung tâm dữ liệu IDC đạt chuẩn quốc tế của VNPT, luôn hoạt động 24/7 nên rất an toàn, bảo mật, cho phép lưu trữ hóa đơn lên đến 10 năm. Do đó, doanh nghiệp không lo bị mất hay thất lạc hóa đơn, có thể truy cập hóa đơn cần tìm bất cứ lúc nào và hoàn toàn tự động trên môi trường số. Hơn nữa, VNPT Invoice Inbot còn hỗ trợ đầy đủ các tiêu chí tìm kiếm giúp kế toán tra cứu, xuất báo cáo dễ dàng.
Với những ưu thế vượt trội, VNPT - Invoice Inbot sẽ trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các bộ phận tài chính, kế toán, giúp doanh nghiệp ngày càng nâng cao hiệu suất và nâng tầm phát triển.
Thông tin chi tiết liên hệ hotline miễn phí 18001260 hoặc truy cập website vnpt.com.vn.
VNPT – Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hàng đầu Việt Nam được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh tin dùng. Hiện đã có hơn 40.000 tổ chức, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau như xăng dầu, điện lực, nước sạch, hệ thống bán lẻ, ngân hàng… sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice, với gần 1 tỷ hóa đơn điện tử đã được đăng ký phát hành.
Mạnh Thắng
