Theo kế hoạch, các cơ quan, đơn vị, UBND xã, phường sẽ phối hợp với Sở Nội vụ tiến hành rà soát, phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý hồ sơ tài liệu tồn đọng; lập danh mục hồ sơ; bàn giao hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn về Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đối với hồ sơ có thời hạn, các đơn vị có trách nhiệm bảo quản tại Kho Lưu trữ hiện hành.
Cùng với đó, các cơ quan, đơn vị và UBND xã, phường sẽ chủ trì phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nội vụ thực hiện việc quét (scan), chuẩn hóa, nhập dữ liệu vào phần mềm lưu trữ. Việc số hóa phải bảo đảm tính pháp lý, độ chính xác, bảo mật và khả năng kết nối liên thông theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử.
Kế hoạch cũng nêu rõ quy trình số hóa, bao gồm: chuẩn bị điều kiện, bố trí địa điểm, phương tiện vận chuyển tài liệu, giải pháp bảo đảm an toàn, trang thiết bị và nhân lực. Trong quá trình số hóa, nhân sự ra vào địa điểm phải tuân thủ nghiêm quy định: bảo đảm an toàn tài liệu và dữ liệu, giữ bí mật thông tin; tuyệt đối không mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, ghi hình, chụp ảnh hay các vật dụng cá nhân vào khu vực số hóa; nghiêm cấm hút thuốc, sử dụng lửa và chất lỏng dễ cháy.
Tại kế hoạch, UBND tỉnh Lào Cai giao Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì phối hợp với Sở Nội vụ, Công an tỉnh thực hiện đồng bộ dữ liệu số hóa với Trung tâm dữ liệu của tỉnh, kết nối liên thông với các cơ sở dữ liệu quốc gia.
Về hạ tầng kỹ thuật, các đơn vị sẽ được trang bị, nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, máy chủ, máy scan, đường truyền. Đồng thời, cán bộ, công chức, viên chức phụ trách lưu trữ và công nghệ thông tin sẽ được đào tạo, tập huấn về quy trình số hóa và an toàn dữ liệu.
Kế hoạch này được kỳ vọng sẽ tạo nền tảng quan trọng cho việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử tại Lào Cai.
Đức Diện
