Bước ngoặt từ hợp đồng giấy sang "số hóa"
Sau gần 5 năm thực thi Bộ luật Lao động 2019, hình thức hợp đồng lao động điện tử (e-contract) đã chứng minh được tính ưu việt vượt trội so với văn bản giấy truyền thống, đặc biệt là tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Tuy nhiên, việc thiếu một hành lang pháp lý chi tiết về cách thức giao kết và quản lý đã gây ra không ít vướng mắc cho cả người lao động lẫn người sử dụng lao động.
Trước nhu cầu thực tiễn, Bộ Nội vụ đề xuất xây dựng Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Tại đây, mỗi hợp đồng khi đồng bộ thành công sẽ được cấp một mã ID định danh duy nhất, không trùng lặp và tồn tại suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi có sửa đổi, bổ sung hay chấm dứt.
"Giải mã" cấu trúc mã ID hợp đồng lao động
Mã ID này được ví như "số căn cước" của hợp đồng, được hệ thống cấp tự động theo thuật toán bao gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Việc hiểu rõ các ký tự này giúp các bên dễ dàng tra cứu và xác thực tính pháp lý:
Ký tự chữ (Loại hình hợp đồng):
A: Hợp đồng điện tử giao kết mới theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
B: Hợp đồng được chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử.
C: Hợp đồng điện tử đã giao kết trước ngày 01/7/2026.
12 ký tự số (Thông tin định vị):
2 số đầu: Mã tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
2 số tiếp theo: Hai số cuối của năm đồng bộ hợp đồng lên hệ thống.
8 số cuối: Số thứ tự tăng dần của hợp đồng trong năm đó.
Ví dụ điển hình với mã số A012600000099, chúng ta có thể đọc được đây là: Hợp đồng điện tử mới (A), tại Hà Nội (01), được hệ thống xác nhận vào năm 2026 (26) và là hợp đồng thứ 99 được đồng bộ trong năm.
Lợi ích kép cho doanh nghiệp và người lao động
Việc áp dụng mã định danh ID và nền tảng quản lý tập trung mang lại những giá trị thiết thực:
Đối với người lao động sẽ dễ dàng quản lý lịch sử làm việc, đảm bảo tính pháp lý khi có tranh chấp hoặc khi giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, phúc lợi.
Đối với doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ; tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và giảm thiểu rủi ro sai sót trong giao kết.
Đối với cơ quan quản lý ngăn ngừa các hành vi gian lận, ký khống hợp đồng và theo dõi sát sao biến động thị trường lao động theo thời gian thực.
Dự thảo Thông tư này được kỳ vọng sẽ là "cú hích" để phổ cập hóa hợp đồng điện tử, góp phần đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động tại Việt Nam.
Tâm An
