Những ảnh hưởng đầu tiên
Đại dịch Covid-19 với các giai đoạn bùng phát khác nhau đã tác động bất ngờ tới nhiều ngành. Với thị trường văn phòng linh động, một mặt, có thể nhận thấy tác động nhanh chóng của đại dịch nhưng mặt khác, các tác động này còn mang tính chất dài hơi.
Văn phòng linh động thường vận hành dưới hình thức hợp đồng theo tháng. Tuy nhiên, trong đại dịch, thị trường chứng kiến nhu cầu gia tăng và đến từ các hợp đồng thuê có thời hạn trung bình, ví dụ, 12 tháng. Tương tự, trong trường hợp người đi làm không đến văn phòng để làm việc, các công ty thường có nghĩa vụ chi trả cho các khoản phí thuê văn phòng theo tháng. Song, trên thực tế, có nhiều hợp đồng thuê không diễn biến như vậy và vị thế của các bên trong hợp đồng thuê văn phòng có nhiều thay đổi.
Ví dụ, trong tháng 4/2020, Savills thực hiện bản khảo sát toàn cầu về văn phòng chia sẻ, với kết quả là 31% người sử dụng văn phòng chia sẻ đã đề xuất tới chủ nhà các phương án giải tỏa áp lực thuê trong từng trường hợp cụ thể. Trong bối cảnh toàn bộ nhu cầu thuê giảm 20% so với cùng kỳ trước Covid-19, mối quan hệ và đàm phán giữa các bên gồm chủ nhà, khách thuê và phía phụ trách cho thuê văn phòng linh động đã trở nên linh hoạt và có kết nối mật thiết hơn.
Thay đổi & đột phá thích ứng với trạng thái "bình thường mới"
Thị trường văn phòng dịch vụ và văn phòng chia sẻ đang phản ứng tích cực với đại dịch, thông qua các hoạt động thích ứng về giãn cách xã hội và vệ sinh văn phòng. Một số quốc gia khi nới lỏng tình trạng phong tỏa, mọi người dần dần có xu hướng chuyển qua làm việc tại các văn phòng linh động.
Tới tháng 7/2020, khảo sát của Savills cho số lượng người làm việc tại các văn phòng chia sẻ chiếm đến 40%, với nhu cầu tăng gần gấp đôi kể từ giai đoạn thấp điểm trong tháng 4/2020. Quan điểm về văn phòng chia sẻ cũng tăng tích cực, với 41% các phía vận hành văn phòng chia sẻ khá lạc quan về triển vọng thị trường văn phòng trong 12 tháng tiếp theo.
Đáng chú ý, năm 2020 đã ghi nhận những đột phá và đổi mới trong thị trường văn phòng. Phần lớn các nhà vận hành văn phòng chia sẻ đã chủ động triển khai các bước đi tích cực để đảm bảo khách thuê được an toàn - tiêu chí quan trọng nhất trong các hoạt động chăm sóc và quan hệ khách hàng, giúp đội nhóm làm việc tại các văn phòng linh động có thể tập trung vào các mục tiêu dài hạn.
Văn phòng linh động đã trở nên phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhờ các hoạt động mang tính đổi mới. Một số văn phòng áp dụng gói ưu đãi ngắn hạn, ví dụ, những người không trả phí thành viên của văn phòng chia sẻ, được phép sử dụng không gian làm việc theo giờ nhất định. 
Tương lai của văn phòng linh động
Về dài hạn, nhu cầu dành cho văn phòng chia sẻ được kỳ vọng tiếp tục tăng. Trong suốt thời gian phong tỏa do Covid-19, những ai tham gia thị trường lao động tại các văn phòng vật lý đã có thời gian trải nghiệm với hình thức làm việc từ xa hoặc có nhiều lựa chọn về địa điểm làm việc. Không phải ai cũng kỳ vọng được tiếp tục làm việc từ xa trong bối cảnh giao tiếp xã hội là nhu cầu tất yếu và môi trường văn phòng giữ vai trò quan trọng trong việc học hỏi và phát triển của mỗi cá nhân.
Văn phòng sẽ tiếp tục là một phần của thị trường lao động tương lai. Khảo sát Savills FiT cho thấy 89% người được hỏi cho rằng môi trường làm việc văn phòng là hoàn toàn cần thiết.
Khi nhu cầu về văn phòng dịch vụ và văn phòng chia sẻ ngày càng lớn, số lượng về các loại hình này vì thế sẽ ngày càng tăng. Cũng theo đó, các văn phòng linh động được kỳ vọng sẽ kết nối chặt hơn với cộng đồng. Các thay đổi về cấu trúc mang tính dài hơi trong ngành bán lẻ đã bổ sung một lượng không gian và mặt bằng nhất định cho thị trường văn phòng. Đặc biệt, các mô hình văn phòng linh động cho thấy các tín hiệu tốt khi có thể phát triển cùng thị trường bán lẻ, chia sẻ các tiện ích cần thiết cho giới văn phòng như các phương tiện giao thông công cộng, chỗ đỗ xe, nhà hàng, các tiện ích về giải trí, vv.
Ông Matthew Powell, Giám đốc Savills Hà Nội nhận định: “Văn phòng truyền thống vẫn còn phổ biến, nhưng xu hướng không gian làm việc chung để đáp ứng sự linh hoạt cho nhiều loại hình công ty rõ ràng sẽ phát triển. Điều này được thúc đẩy bởi ảnh hưởng của Covid-19, sự thay đổi cách thức làm việc cũng như nhu cầu giao tiếp và trao đổi trong công ty. Vì vậy, nhiều công ty đang tìm kiếm sự linh hoạt hơn trong các điều kiện tìm thuê văn phòng, như thời gian thuê và không gian thuê”.
“Tại Việt Nam, năm 2020 ghi nhận hoạt động tích cực của Savills trong thị trường văn phòng. Nhu cầu về văn phòng đang tăng mạnh và điều này được kỳ vọng sẽ tiếp tục cải thiện vào năm 2021, với bối cảnh dịch bệnh Covid được kiểm soát tốt và các yếu tố lạc quan về kinh tế, nhân khẩu học, kinh tế vĩ mô ở Việt Nam. Đặc biệt, năm 2021, tăng trưởng của thị trường văn phòng được thúc đẩy bởi nhóm doanh nghiệp nước ngoài (muốn) đặt trụ sở tại Việt Nam. Các doanh nghiệp trong ngành bảo hiểm nhân thọ hoặc ngành thương mại điện tử ghi nhận mức tăng trưởng tốt bất chấp Covid – là các lý do họ tự tin mở rộng kinh doanh tại Hà Nội”, ông Matthew Powel cho biết.
Covid-19 đã tạo ra sự thay đổi lớn cho thị trường văn phòng chia sẻ và tiếp tục tạo áp lực cho các tháng tiếp theo. Tuy vậy, đánh giá ở các bình diện khác nhau của thị trường, đây cũng là cơ hội tốt cho tăng trưởng. Các văn phòng vẫn có thể ở đó, nhưng ý niệm làm việc 5 - 6 ngày trong 1 tuần tại cùng 1 mặt bằng văn phòng trong tương lai có thể sẽ không còn.
Trúc Mai
