Theo đó, đối tượng áp dụng quy chế này là các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thành phố Cà Mau; UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Đồng thời, khuyến khích các cơ quan, đơn vị không thuộc đối tượng các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thành phố Cà Mau; UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử áp dụng theo quy chế này.
Đặc biệt việc gửi, nhận văn bản điện tử phải tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh phải được tiếp nhận, xử lý, phát hành qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
Bên cạnh đó, bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó; đồng thời, bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Thuận Yến – Thùy Linh
