Với tổng số hơn 70 ngàn bộ hồ sơ hợp đồng ngoài mục đích sinh hoạt trong đó có những hồ sơ của các doanh nghiệp FDI như Samsung, Cannon, Foxcon… có tính chất quan trọng, việc lưu trữ hồ sơ mua bán điện của toàn bộ khách hàng chiếm quá nhiều diện tích, việc tìm kiếm thủ công thông tin khách hàng tốn nhiều thời gian, dễ nhầm lẫn, bên cạnh đó, các chất liệu tạo nên văn bản thường là giấy, mực do vậy khó thể trường tồn cùng với thời gian nếu không có biện pháp bảo quản khoa học với chi phí lớn.
Việc số hóa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội
Như vậy việc số hóa các giấy tờ trong hồ sơ sẽ mang lại nhiều lợi ích vượt trội như: Giảm thiểu không gian lưu trữ hồ sơ, giúp nhân viên điện lực dễ dàng tra cứu thông tin, tạo không gian phòng giao dịch gọn gàng, chuyên nghiệp để tiếp đón khách hàng, đặc biệt là tạo nguồn dữ liệu để có thể khai thác, phân tích trên phần mềm Quản lý thông tin khách hàng CMIS.
Do khối lượng lớn, với nhiều loại giấy tờ cần số hóa một cách chính xác, không cho phép sai sót, trong khi nhân lực mỏng, đội ngũ nhân viên điện lực lại luôn bị cuốn theo công việc kinh doanh hàng ngày… nên công việc đã gặp nhiều khó khăn và thách thức. Tuy nhiên, với sự nhận thức rõ ràng và quyết tâm của CBCNV cùng với sự chỉ đạo quyết liệt, động viên kịp thời của lãnh đạo đơn vị nên 73.082 bộ hồ sơ hợp đồng mua bán điện ngoài mục đích sinh hoạt đã được số hóa toàn bộ.
Song song với việc thực hiện scan hợp đồng này cũng là một lần nữa thực hiện rà soát lại hồ sơ, giấy tờ khách hàng, thời hạn hợp đồng để đảm bảo 100% hồ sơ lưu trữ điện tử đúng quy định; đồng thời cập nhật, bổ sung kịp thời một số giấy tờ đã bị ố màu, rách... do để lâu ngày. Đối với các hồ sơ khách hàng mới, việc tạo hồ sơ điện tử càng trở nên dễ dàng, do các nhân viên điện lực có thể chuyển thẳng dữ liệu từ các phần mềm thao tác hiện trường, từ hệ thống máy tính phòng giao dịch lên hệ thống CMIS, không tốn công như với các hồ sơ lưu trữ trong kho.
Thực hiện chuyển đổi số là con đường tất yếu, đây là một nội dung quan trọng, là nhiệm vụ sống còn của Tổng công ty Điện lực miền Bắc nói chung và Công ty Điện lực Bắc Ninh nói riêng trước những thay đổi không ngừng của cách mạng khoa học công nghệ lần thứ 4. Chuyển đổi số để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng là sự đầu tư đúng đắn của Công ty Điện lực Bắc Ninh nói riêng, Tổng công ty Điện lực miền Bắc nói chung.
Công Thành
