Phần mềm kế toán miễn phí phải đáp ứng những yêu cầu nào?
Theo phương án đang được Cục Thuế xây dựng, việc cung cấp phần mềm kế toán miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải bảo đảm thuận tiện, an toàn và phù hợp với nhu cầu của từng nhóm người nộp thuế.
Trước đó, Điều 10 Nghị định 20/2026/NĐ-CP quy định Nhà nước cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh các nền tảng số tích hợp giải pháp chuyển đổi số. Trong đó có phần mềm kế toán có khả năng tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử và dịch vụ chữ ký số mà các đối tượng này đang sử dụng.
Theo quy định, phần mềm kế toán phải đáp ứng một số yêu cầu tối thiểu về nghiệp vụ, dữ liệu và bảo mật.
Cụ thể, các quy trình, nghiệp vụ được thiết lập trên phần mềm phải tuân thủ pháp luật về kế toán, thuế và các quy định liên quan; không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc, phương pháp kế toán cũng như thông tin, số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính.
Việc xử lý thông tin, số liệu phải bảo đảm chính xác, phù hợp và không trùng lặp. Khi có sửa chữa, hệ thống phải lưu lại dấu vết đối với những nội dung đã ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian.
Đáng chú ý, phần mềm phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin; có chức năng lưu trữ, sao lưu dữ liệu kế toán trên nền tảng điện toán đám mây và đáp ứng thời hạn lưu trữ theo quy định.
Hệ thống cũng phải có khả năng cảnh báo hoặc ngăn chặn hành vi cố ý can thiệp làm thay đổi thông tin, số liệu đã ghi sổ. Dữ liệu đầu ra phải được cung cấp đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các bên sử dụng thông tin.
Bên cạnh đó, phần mềm phải có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung khi chính sách kế toán, thuế thay đổi; đồng thời có khả năng kết nối hoặc sẵn sàng kết nối với các hệ thống liên quan, trong đó có hóa đơn điện tử và chữ ký số.
Hộ kinh doanh có thể sử dụng phần mềm vào những việc gì?
Các chức năng của phần mềm gắn với yêu cầu về kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ năm 2026.
Theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 1/1/2026, người đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể tự ghi chép sổ sách, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán theo quy định.
Tùy theo phương pháp tính thuế, hộ kinh doanh có thể phải theo dõi doanh thu; doanh thu, chi phí; vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa và tiền. Các tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán có thể được lưu trữ bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy.
Như vậy, phần mềm kế toán miễn phí được kỳ vọng sẽ hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện các công việc cơ bản như ghi nhận doanh thu, theo dõi chi phí, quản lý hàng hóa, chứng từ, lưu trữ dữ liệu kế toán và cung cấp thông tin phục vụ thực hiện nghĩa vụ thuế.
Khả năng tích hợp với hóa đơn điện tử và chữ ký số cũng giúp hạn chế việc nhập liệu thủ công, giảm nguy cơ sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống và thuận lợi hơn trong quá trình chuyển đổi sang phương thức quản lý số.
Đối với số lượng lớn doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh, việc được hỗ trợ phần mềm kế toán miễn phí được kỳ vọng góp phần giảm chi phí tuân thủ, đặc biệt với những cơ sở chưa có điều kiện thuê nhân sự kế toán hoặc sử dụng các phần mềm thương mại.
Hiện chính sách đang trong quá trình tổ chức triển khai. Cục Thuế cho biết sẽ tiếp tục lấy ý kiến các hiệp hội, đơn vị chuyên môn và doanh nghiệp cung cấp giải pháp nhằm đánh giá năng lực thị trường, hoàn thiện yêu cầu về nghiệp vụ, kỹ thuật và lựa chọn phương án thực hiện phù hợp.
Phương Di (t/h)
