Thành lập các tổ công tác đối với từng lĩnh vực số hoá nhằm tăng hiệu quả và đẩy nhanh tiến độ

Cuộc họp với sự tham gia của các Ban chuyên môn Tổng công ty, NPCIT, BA3, NPCCC và nhà thầu FIS.

Hiện nay, nhu cầu cần chuẩn hóa, số hóa các quy trình, tập trung dữ liệu và sử dụng cơ chế khai thác dữ liệu tiên tiến để đáp ứng nhu cầu điều hành, SXKD trong giai đoạn phát triển mới của EVNNPC là hết sức cần thiết. Kế hoạch đặt ra giai đoạn 1 dự án số hoá các quy trình nghiệp vụ sẽ thực hiện với các lĩnh vực (tổng số 33 nhóm quy trình/chu trình): Tài chính kế toán, kinh doanh - dịch vụ khách hàng, kỹ thuật - an toàn.

Đến nay, đã hoàn tất thử nghiệm lần 1 các quy trình cấp phát, mua sắm, BA3 và FIS đang tổng hợp kết quả đánh giá, dự kiến trong tháng 6 tiếp tục thử nghiệm các quy trình còn lại (giải ngân, thanh toán chi phí, thanh toán tiền điện mua ngoài, quyết toán) và sẽ thử nghiệm lần 1 xong vào 27/6… Trong công tác kinh doanh, ban chuyên môn cũng đã hoàn thành việc xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng; Nhà thầu đã tiến hành lập trình các chức năng của phần mềm, chốt giải pháp và dữ liệu tích hợp…

Nhằm đảm bảo tiến độ, sớm chuẩn hóa quy trình từ EVNNPC đến các đơn vị, cuộc họp đã chỉ ra những tồn tại cần khắc phục trong công tác xây dựng phần mềm số hoá quy trình nghiệp vụ nội bộ hiện nay đó là: Sự phối hợp giữa các Ban Tổng công ty, BA3, NPCIT và nhà thầu FIS chưa chặt chẽ, chưa có tính chủ động cao; Giai đoạn khảo sát chưa lường hết được khối lượng công việc, dẫn đến khi triển khai phát sinh một số lượng lớn công việc; Nhà thầu FIS bố trí nhân lực còn chưa nhất quán và thiếu sự trao đổi giữa các nhóm làm việc trong nội bộ nhà thầu; Quá trình làm việc chưa phát huy, kế thừa kết quả của các giai đoạn trước.

Phát biểu chỉ đạo tại cuộc họp, ông Nguyễn Đức Thiện - Phó Tổng giám đốc, Phó trưởng Ban thường trực Ban điều hành chuyển đổi số EVNNPC yêu cầu bộ phận thường trực Ban điều hành Chuyển đổi số Tổng công ty (Ban VT&CNTT): Tiếp tục làm việc với BA3 và các Ban Tổng công ty để có giải pháp cho vấn đề kinh phí thực hiện dự án số hoá quy trình giai đoạn 2, đảm bảo tiến độ và hiệu quả đã đặt ra; Định kỳ hàng tuần tổ chức họp với nhà thầu FIS để trao đổi về tiến độ và những vướng mắc trong công việc.

Yêu cầu các Ban có quy trình số hoá: Rà soát kỹ các quy trình, chuẩn hoá các biểu mẫu, phối hợp với nhà thầu xác định cụ thể các thông tin cần lấy dữ liệu từ các phần mềm dùng chung, lập biểu đồ tiến độ chi tiết để theo dõi thực hiện; Cử chuyên viên chuyên trách về số hoá quy trình để có sự phối hợp chặt chẽ hơn với nhà thầu; Thành lập các tổ công tác đối với từng lĩnh vực số hoá. Các Ban chuyên môn chủ trì đề xuất thành phần tổ công tác, phân rõ chức năng nhiệm vụ vai trò của mỗi bên trong tổ, gửi Ban Tổ chức và nhân sự tổng hợp. Giao Ban Tổ chức và nhân sự ban hành quy định quy chế phối hợp giữa các bên liên quan trong tổ, trình Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt trước ngày 26/6/2021.

Đồng thời BA3 tiếp tục phối hợp với nhà thầu FIS, đề nghị FIS bố trí nhân sự chuyên trách, không thay đổi trong suốt quá trình làm việc; cần có kế hoạch chi tiết, sử dụng biên bản làm việc để thống nhất những nội dung đã trao đổi...

Đối với việc thiết kế giao diện khi xây dựng phần mềm phải đảm bảo hiện đại, tối giản, dễ sử dụng, phù hợp cho mọi nhóm đối tượng người dùng khác nhau trong Tổng công ty có thể dễ dàng tiếp cận và nắm bắt; Chương trình cần có tính tuỳ biến cao để dễ dàng thay đổi phù hợp khi quy định quy chế thay đổi. Bên cạnh đó công tác triển khai thử nghiệm tại các đơn vị cần chuẩn bị kỹ lưỡng hơn về tài khoản, tài liệu hướng dẫn người dùng (cho phần mềm số hoá quy trình, phần mềm Jira và các chương trình liên quan) cần chi tiết, cụ thể và rõ ràng hơn phù hợp với cả những cán bộ công nhân viên không am hiểu nhiều về CNTT cũng có thể dễ dàng nắm bắt và thao tác theo; Có tiêu chí đánh giá trong giai đoạn kiểm thử rõ ràng thế nào là đạt hay không đạt.

Để chuẩn bị tốt cho giai đoạn 2 dự án số hóa các quy trình nghiệp vụ, Phó Tổng giám đốc cho biết cần tiếp tục có sự đánh giá kết quả, năng suất trước và sau khi đưa quy trình vào vận hành khai thác, đánh giá ảnh hưởng của chương trình chuyển đổi số đối với Tổng công ty để phục vụ đánh giá tính hiệu quả của dự án; Các đơn vị liên quan phải chuẩn bị hạ tầng, dữ liệu tích hợp sẵn sàng cho giai đoạn 2. Giao NPCIT, NPCCC bố trí nhân sự tham gia tích hợp hệ thống, nhận chuyển giao công nghệ, sẵn sàng vận hành; cần nâng cao trình độ năng lực của cán bộ quản lý và vận hành, đảm bảo không để xảy ra sự cố gây nghẽn luồng công việc sau khi chương trình được chuyển giao.

Kim Ngân