Trong những năm qua, phần mềm quản lý điều hành nội bộ đã phát huy tác dụng tích cực tại các cơ quan hành chính của Thủ đô. Dù vậy, quy trình trao đổi thông tin với tổ chức ngoài nhà nước vẫn vướng mắc do phụ thuộc chủ yếu vào phương thức in ấn, chuyển phát bưu điện hoặc qua thư điện tử phân tán.
Với quy mô khoảng 370.000 doanh nghiệp cùng hơn 390.000 tổ chức đang hoạt động, trung bình mỗi ngày Hà Nội phát sinh một khối lượng khổng lồ các loại văn bản và giao dịch. Thực tế này đòi hỏi một đầu mối tập trung để giải quyết triệt để bài toán chi phí và thời gian, đồng thời mở rộng môi trường làm việc số từ nội bộ cơ quan nhà nước ra toàn xã hội.
Hệ thống cổng giao dịch mới ra đời sẽ trực tiếp tháo gỡ điểm nghẽn bằng một quy trình điện tử khép kín hoàn toàn. Các bước tham gia được thiết kế đơn giản nhưng đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
Đăng ký và xác thực: Người dùng đại diện cho doanh nghiệp tiến hành mở tài khoản và hoàn tất bước xác minh bằng chữ ký số có thông tin trùng khớp với tên đơn vị.
Giao dịch liền mạch: Ngay sau khi xác thực thành công, các tổ chức có thể trực tiếp tạo lập hồ sơ, đính kèm tài liệu và gửi thẳng đến cơ quan có thẩm quyền.
Tương tác đa chiều: Toàn bộ thao tác đều được hệ thống ghi nhận theo thời gian thực. Ở chiều ngược lại, cơ quan quản lý không chỉ dễ dàng tiếp nhận và phản hồi kết quả trực tuyến mà còn có thể chủ động phát hành thông báo đồng loạt đến các nhóm doanh nghiệp theo từng lĩnh vực chuyên ngành.
Theo đánh giá từ Trung tâm phục vụ hành chính công Hà Nội, một chu trình xử lý văn bản điện tử trên hệ thống mới chỉ mất từ 10 đến 15 phút, chênh lệch rất lớn so với mức 50 đến 60 phút của phương thức thủ công trước đây. Không chỉ dừng lại ở chức năng gửi nhận cơ bản, nền tảng còn tích hợp hàng loạt tiện ích cao cấp như tra cứu hồ sơ, truy xuất hợp đồng điện tử hay sẵn sàng kết nối với hệ thống quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Các tổ chức giờ đây có thể tiến hành giao dịch xuyên suốt ngày đêm, bất kể không gian và địa lý.
Mục tiêu cốt lõi mà Hà Nội hướng đến là thiết lập một môi trường hành chính liền mạch, không giấy tờ và không tiếp xúc. Khi hệ thống đi vào vận hành ổn định, tỷ lệ xử lý văn bản trực tuyến của khối cơ quan nhà nước được kỳ vọng sẽ đạt ngưỡng tuyệt đối 100 phần trăm thay vì 40 phần trăm như hiện tại. Tương tự đối với khối doanh nghiệp, tỷ lệ này cũng được đặt mục tiêu tăng vọt từ 10 % lên mức tối đa.
Việc ra mắt cổng gửi nhận văn bản điện tử đánh dấu một bước tiến mang tính chiến lược trong nỗ lực hoàn thiện hạ tầng số của Thủ đô, mang lại lợi ích thiết thực cho cộng đồng doanh nghiệp và toàn xã hội.
Tâm An
